Yleisen tietosuoja-asetuksen vaikutukset yrityksissä

Kuten yleisen tietosuoja-asetuksen valmistelua viime vuosien aikana seuranneet ihmiset tietävät, kyseessä ei ole säännös, joka on tarkoitus vain asettaa voimaan kertaluonteisesti ja unohtaa sen jälkeen. Henkilökohtaisiin tietosuojaoikeuksiin keskittyvä asetus edustaa jatkuvaa kehitystä henkilökohtaisen tiedon suojaamiseksi tarjoten säilytettävän tiedon kohteena oleville henkilöille pääsyn ja hallinnoinnin omiin tietoihinsa, minkä lisäksi tietosuojajärjestelmiä valvotaan ja kehitetään kaikilta osin jatkuvasti tulevaisuudessa.

Yleisen tietosuoja-asetuksen vaikutukset yrityksissä

Yleisen tietosuoja-asetuksen tuomat hyödyt

Yleinen tietosuoja-asetus koskettaa kaikkia organisaatioita, jotka käsittelevät Euroopan unionin asukkaiden henkilökohtaisia tietoja riippumatta siitä, missä tietojen käsitteleminen varsinaisesti tapahtuu. Uusi asetus lisää tietojenkäsittelyn kompleksisuutta sekä vaatii mahdollisesti runsaasti ylimääräisiä kustannuksia ja resurssien uudelleenohjaamista. Kriittisten tietojen käsittelyn hallinnointi on asia, jonka hoitaminen on monelle yritykselle jo tällä hetkellä ongelmallista. Euroopan unionin uusi yleinen tietosuoja-asetus tulee kuitenkin hyödyttämään organisaatioita, kun uudistuksessa saadaan vihdoin yhtenäinen asetus, eikä organisaatioiden tarvitse luovia enää läpi nykyään usein jopa toisiaan vastaan ristiriidassa olevia kansallisia tietosuojalakeja. Uusi yleinen eurooppalainen asetus tuo myös maailmanlaajuisia etuja, kun muidenkin alueiden toimijoiden täytyy kiinnittää enemmän huomioita tärkeisiin voimavaroihin ja tietosuojaan.

Seuraava vaihe

Kun yleinen eurooppalainen tietosuoja-asetus on astunut voimaan, yritysten tulee nyt selvittää, missä yksittäisten asiakkaiden henkilökohtaisia tietoja säilytetään. Lisäksi on analysoitava yrityksen kyvykkyys säilyttää näitä tietoja turvallisesti. Jos yrityksen tietoturva-asiat eivät ole vielä vahvalla pohjalla, ongelma-alueiden tunnistaminen ja hoitaminen pois alta on kiireellisyysjärjestyksessä ensimmäisiä asioita.

Yrityksestä täytyy pyrkiä saamaan täydellinen kuva nykyisestä tilanteesta ja luoda yksityiskohtainen suunnitelma asioista, joihin yrityksen täytyy pyrkiä ja millaisin askelin tavoitteeseen päästään. Tietoturvallisuuden ja tietojen säilyttämisen valvomiseksi on syytä perustaa säännöllinen tarkastusmenettely ja kaikki tietosuojaan liittyvät kehitysaskeleet tulee dokumentoida tarkasti ja on varmistettava, että kaikki yrityksen avainhenkilöt ja osakkeenomistajat ymmärtävät uudet asetukset ja niiden noudattamatta jättämisestä aiheutuvat seuraamukset.

Asetusten rikkomisen seuraamukset

25. toukokuuta 2018 voimaan astuneen eurooppalaisen yleisen tietosuoja-asetuksen jälkeen yritykset ja organisaatiot eivät voi enää vedota tietämättömyyteen mahdollisen tietomurron jälkeen. Jokaisella organisaatiolla on oltava käytössä oikeanlaiset prosessit tietojen suojaamiseksi, ja tietomurron yhteydessä nämä prosessit on pystyttävä todistamaan riittäviksi ja toimiviksi. Tietomurtoja voi tapahtua milloin tahansa ja mille tahansa yritykselle, eikä lainsäätäjän tai valvovan viranomaisen määräämiä toimia voi vielä ennustaa täysin etukäteen.

Asetusten rikkomisen seuraamukset

Tietosuoja-asetuksen täytäntöönpanoa valvovilla viranomaisilla on valtuus tarkastaa, toimeenpanna ja rangaista henkilökohtaisten tietojen säilyttämistä koskevia toimien osalta. Valvontaviranomaiset tarkastavat jokaisen saamansa valituksen erilaisin toimenpitein, kuten tarkastamalla tietosuojakäytännöt, sertifikaatit ja tietojen säilyttämisen menetelmät. Valituksia voivat tehdä henkilökohtaisen säilytettävän tiedon kohteen lisäksi myös mitkä tahansa organisaatiot tai tahot, jotka haluavat tehdä valituksen tai jotka tietojen kohde on valinnut ajamaan etujaan. Yksikään organisaatio, joka toimii maailmanlaajuisesti alihankkijoiden kautta, ei voi jättää huomioimatta tai laiminlyödä uuden yleisen tietosuoja-asetuksen noudattamista. Sääntöjen tarkka noudattaminen vaatii vakaata valmistautumista ja vastuun kantamista, jotka kaikkien organisaatioiden on otettava toiminnassaan huomioon. Yleinen eurooppalainen tietosuoja-asetus antaa yksilöille uusia ja parannettuja oikeuksia ja vapauksia, ja se asettaa organisaatiot vastuuseen näiden oikeuksien käyttämisen mahdollistamiseksi Eritoten yhdysvaltalaisille yrityksille tämä asettaa haasteita, koska paikalliset säännökset eivät auta heitä. Riskien hallitsemiseksi on parasta perustaa laajempi tietosuojaohjelma.